Na análise de causa raiz, uma das ferramentas mais utilizadas é o diagrama de causa e efeito que mostra como ações específicas combinadas definem um resultado particular. Normalmente para a análise das causas utilizamos as categorias: mão de obra, materiais, métodos e máquinas que estão ilustradas no diagrama abaixo.

    Ao contrário de usá-la como uma ferramenta reativa, após o fato ter acontecido, podemos transformá-la em torno de um propósito, tal como um diagrama de planejamento de manutenção eficaz de uma forma proativa. Para realizar esta abordagem, podemos oferecer ações específicas em cada uma das categorias acima para obter o resultado desejado.

     Quando você considera que há semelhanças entre equipamentos em toda a fábrica, muitas das atividades que a manutenção realiza são de natureza repetitiva. Com isso em mente, vamos solicitar ao planejador de manutenção que construa uma biblioteca de planos de trabalho com o objetivo de criá-los uma vez para reutilizá-los muitas vezes. Perceba que os planos de trabalho são basicamente os mesmos procedimentos de manutenção preventiva (MP), só não tem o intervalo específico. A principal aplicação para os planos de trabalho é a realização de ações corretivas, utilizando uma abordagem de trabalho padronizada.

     Na criação do plano de trabalho com o auxilio do diagrama de causa e efeito, como mostrado na figura 2, uma das primeiras categorias a ser considerada por um planejador de manutenção é a mão de obra. Neste caso, estamos nos referindo aos ativos humanos ou recursos que são necessários para a execução das tarefas. Isto inclui a identificação das especialidades necessárias (eletricista, mecânico etc.) juntamente com uma estimativa de tempo necessário para concluir o trabalho. Usando o reparo de uma caixa de engrenagens como um exemplo, você pode exigir um eletricista para ligar e desligar o motor e um mecânico para executar a parte principal da atividade. É ideal que se criem ordens de serviço filho ligando a uma ordem de serviço pai. Enquanto alguns utilizam as técnicas de estimativas precisas para estimar o tempo, eu acredito na boa fé das estimativas baseada na experiência do planejador de manutenção. Podemos sempre melhorar as estimativas ao longo do tempo. Tome cuidado ao atribuir dois recursos quando uma pessoa pode fazer o trabalho. Não superestime o recurso utilizando dois mecânicos quando podemos utilizar um mecânico e um auxiliar para executar a tarefa.

Figura 2

     Na categoria de materiais, o planejador de manutenção pode melhorar a eficiência da força de trabalho da manutenção. O planejador deve identificar as peças e materiais de consumo necessários para executar o trabalho. Estes itens podem ser retirados do almoxarifado ou requisitados via compra. É recomendado que o grupo de gestão de materiais monte kits do material para que seja feita a entrega uma vez que o trabalho esta agendado. Para sinalizar na função de programação de manutenção a disponibilidade de peças, usamos o status "preparando cronograma" no sistema de ordem de serviço. Enquanto a grande maioria prefere grandes planos de trabalho de manutenção, temos que reconhecer que os três itens acima (especialidades necessárias, horas estimadas e materiais) constituem um plano básico, mas eficaz de trabalho. Do ponto de vista da eficiência da especialidade, é melhor completar vinte planos de trabalho básicos com estes três itens do que gastar toda a semana para fazer dois ótimos planos com tudo definido.

     O planejador deve gastar cerca de um terço do seu dia no campo o que nos leva a categoria método no diagrama. Quando visitar o local de trabalho, o planejador deve documentar os passos ou procedimentos necessários para executar o trabalho. Durante esta fase, eles podem desenvolver suas técnicas analíticas para melhorar a sua capacidade de estimativa. Simplificando, isto significa quebrar o trabalho em etapas ou procedimentos de tarefas individuais e estimá-las individualmente. Usando o clichê, a técnica permite "comer o elefante com uma mordida de cada vez". 

     Ainda no local, é o momento ideal para o planejador de manutenção tirar fotos, criar esboços, e coletar os dados de identificação e outros itens que permitirão o desenvolvimento de um plano de trabalho mais completo. De volta à mesa, o planejador pode montar chapas cortadas a partir da folha de dados do fabricante, selecionar listas de material, informação de segurança, formas de licenciamento, e os procedimentos de trabalho para o pacote do plano de trabalho.

     A máquina é identificada pelo número do equipamento ou ativo dentro dos CMMS ou EAM e deve ser identificado na ordem de trabalho. É importante garantir que o número (s) do ativo ou do material foi identificado para que possamos acompanhar o trabalho feito de forma individual. Perceba que isso é muito mais do que apenas um número do equipamento ou ativo; este é o facilitador para dados históricos pesquisáveis. Uma vez que planejador de manutenção vive trabalhando com os dados e informações no CMMS ou EAM, ele deve entender e compartilhar a história dos equipamentos com outros que estão fazendo o trabalho.

      Pensamentos típicos ou perguntas que devem ser feitas ou exploradas a seguir: Quando foi a última vez que se trabalhou no ativo? O trabalho foi feito? Estamos fazendo o mesmo trabalho com muita frequência, indicando uma maior taxa de falha em potencial? No caso de manutenção preventiva, estamos fazendo o trabalho certo na frequência correta?
Estas são apenas algumas das perguntas que devem ser de mineradas no sistema de informações da ordem de trabalho, que é o historiador de dados de manutenção. Além disso, o planejador de manutenção também é um guardião dos dados do sistema, trabalhando para garantir a integridade e exatidão.

     Seria uma omissão grave se não fizéssemos o ciclo de retorno para um processo de melhoria contínua. Precisamos exigir e usar o feedback dos executantes e outras pessoas como exemplo para melhorar o trabalho feito ou os materiais necessários. Precisamos educar os executantes para ajudá-los a compreender o valor e o benefício de fornecer feedback para o planejador de manutenção. Antes de subir 20 degraus de escada ou subir o elevador, você não acha que eles preferem que o planejador diga para usar uma chave de 2" e outras ferramentas específicas do plano de trabalho para que eles não tenham que ir lá embaixo e, em seguida, voltar novamente?
O ciclo de melhoria contínua é outra maneira de capturar o conhecimento daqueles trabalhadores que estão se aposentando para compartilhar com executantes menos experientes. Ele também pode ser usado para acionar as práticas de trabalho e precisão de manutenção padronizados.

      Para os fins do artigo, o foco era as quatro categorias típicas listadas. No entanto, não permitam que essas categorias limitem a aplicação do conceito. Se você estava indo personalizar o Diagrama de Causa e Efeito do Planejamento de Manutenção da sua organização, que outras categorias você pode acrescentar? Que tal medida como um exemplo, ou seja, a qualidade do plano de trabalho e estimar a precisão? O dinheiro poderia ser outro, como relacionado a um processo de aprovação.

      Usando o Diagrama de Causa e Efeito, você pode definir um resultado proativo de processos de planejamento de manutenção. Empreste os conceitos do Seis Sigma, o produto final, independentemente do que esse produto, é resultado dos processos que criamos. Transforme seus processos agora. O que você está esperando?

Fonte: Artigo de Jeff Shiver, profissional de manutenção estratégica e confiabilidade de pessoas e Processos, Jeff tem mais de 25 anos de de experiência em fabricas e instalações.